采购供应商管理制度

专题

采购供应商管理制度

更新时间:2018-04-16 13:19 手机版

采购供应商管理制度

  采购供应商管理制度(一):

  一、总则

  1、为了稳定供应商队伍,建立长期互惠供求关系,特制定本办法。

  2、本办法适用于向公司长期供应原辅材料、零件、部件及带给配套服务的厂商。

  二、管理原则和体制

  1、公司采购部或配套部主管供应商,生产制造、财务、研发等部门予以协助。[由www.duanmeiwen.com整理]

  2、对选定的供应商,公司与之簦订长期供应合作协议,在该协议中具体规定双方的权利与义务、双言互惠条件。

  3、公司可对供商评定信用等级,根据等级实施不同的管理。

  4、公司定期或不定期地对供应商进行评价,不合格的解除长期供应合作协议。

  5、公司对零部件供应企业可颁发生产配套许可证。

  三、供应商的筛选与评级公司制定如下筛选与评定供应商级别的指标体系。

  1、质量水平。

  包括:

  (1)物料来件的优良品率;

  (2)质量保证体系;

  (3)样品质量;

  (4)对质量问题的处理。

  2、交货潜力。

  包括:

  (1)交货的及时性;

  (2)扩大供货的弹性;

  (3)样品的及时性;

  (4)增、减订货货的批应潜力。

  3、价格水平。

  包括:

  (1)优惠程度;

  (2)消化涨价的潜力;

  (3)成本下降空间。

  4、技术潜力。

  包括:

  (1)工艺技术的先进性;

  (2)后续研发潜力;

  (3)产品设计潜力;

  (4)技术问题材的反应潜力。

  5、后援服务。包括:

  (1)零星订货保证;

  (2)配套售后服务潜力。

  6、人力资源。

  包括:

  (1)经营团队;

  (2)员工素质。

  7、现有合作状况。

  包括:

  (1)合同履约率;

  (2)年均供货额外负担和所占比例;

  (3)合作年限;

  (4)合作融洽关系。具体筛选与评级供应商时,应根据构成的指标体系,给出各指标的权重和打分标准。筛选程序。

  1、对每类物料,由采购部经市场调研后,各提出5~10家候选供应商名单;

  2、公司成立一个由采购、质管、技术部门组成的供应商评选小组;

  3、评选小组初审候选厂家后,由采购部实地调查厂家,双方协填调查表;

  4、经对各候选厂家逐条对照打分,并计算出总分排序后决定取舍。

  四、核准为供应商的,始得采购;没有透过的,请其继续改善,保留其未来候选资格。

  五、每年对供应商予以重新评估,不合要求的予以淘汰,从候选队伍中再行补充合格供应商。

  六、公司可结供应商划定不同信用等级进行管理。评级过程参照如上筛选供应商办法。

  七、对最高信用的供应商,公司可带给物料免检、优先支付贷款等优惠待遇。

  八、管理措施

  1、公司对重要的供应商可派遣专职驻厂员,或经常对供应商进行质量检查。

  2、公司定期或不定期地对供应商品进行质量检测或现场检查。

  3、公司减少对个别供应商大户的过分依靠,分散采购风险。

  4、公司制定各采购件的验收标准、与供应商的验收交接规程。

  5、公司采购、研发、生产、技术部门,可对供应商进行业务指导和培训,但应注意公司产品核心或关键技术不扩散、不泄密。

  6、公司对重要的、有发展潜力的、贴合公司投资方针的供应商,能够投资入股,建立与供应商的产权关系。

  采购供应商管理制度(二):

  采购定点供应商管理制度

  为了加强对政府采购定点供应商的管理,规范市场行为,引导企业进行有序竞争,根据《政府采购法》,特制定本考核制度。

  一、考核方式

  本制度实行36分制,即根据全年12个月,各定点供应商在当月内无违反定点协议规定、无违法经营、无投诉等状况得满分3分,全年共36分。有上述状况则相应扣分,全年扣完36分为止。并依据扣分状况进行处罚。

  市财政局政府采购办负责对定点供货商进行考核,必要时邀请监察、审计、有关人员参加,每月实行定期或不定期稽查。

  二、稽查资料

  1、是否遵守职业道德,礼貌经商,为客户带给优质服务。

  2、所带给商品是否明码标价,价格是否合理,是否超过规定的指导价。

  3、所带给产品是否正规厂家品牌,是否有掺杂使假、以次充好或克扣欺骗用户等行为。

  4、是否有健全的财务管理制度,是否有送礼品、给回扣、多开或少开税务发票等不正当行为。

  5、中标供应商在收到各采购单位订货要求后,在承诺的供货时间内不能供货的;

  6、所带给的货物高于市场上同品牌同型号产品普遍价格的。

  7、拆换、调换、截留产品零部件的。

  8、有串通、贿赂、欺诈行为的。

  9、其他严重违法、违规、违约行为。

  三、具体扣分标准

  (略)

  四、违规处罚

  1、当月扣分在6?8分内,采购办将在定点单位之间进行通报。

  2、当月扣分在8分以上15分以内或当年累计扣分15分以上24分以内,采购办在《中国财经报》、《中国政府采购网》、《青岛财经日报》、《青岛政府采购网》等媒体进行曝光,并没收二分之一的质量保证金,定点单位从当月起进行整顿,整顿期间,暂停有关政府采购事项。

  3、当月扣分在18分以上或者当年累计扣分36,除在以上媒体曝光没收全部质量保证金外,立即取消定点资格,取消三年内参加政府采购的资格。

  4、各定点单位的扣分状况,将作为下年度定点招标的重要参考依据。

  5、采购办稽查人员要认真履行职责,客观公正地对待所有供应商,要严格遵守《青岛市政府采购廉政守则》等有关规定。

  6、欢迎社会各界对定点供货商供货价格以及其他服务承诺的执行状况进行投诉举报,投诉举报电话:*

  采购供应商管理制度(三):

  一总则

  1制定目的:为了规范供货商的供货活动,保证供货商的供货质量,提高经营者的合理化水准,本着互惠互利的原则特制定本制度。

  2适用范围:适合本公司所有供货商。

  3权责单位:采购部负责制定,修改,废止和起草。

  品管部负责执行。

  总经理负责制定,修改,废止和核准。

  二供货商管理制度

  1凡本公司供货商都就应具备相应的资格。如营业执照,食品卫生许可证等相关的资质证明。如果相关资质过期应立刻更新,并将新的资质材料复印件送至本公司备案。

  2如果供货商有资料变更,就应立即通知本公司相关人员。

  3供货商在每次备货时应按照请购单来备货并按照本公司需要的标准和规格来备货。备货时称好分量,数好个数,同时对所送货物的品质进行检查。

  4每次应在午前10:00之前送到,过时将按照有关规定进行处罚。

  5送货签单时,就应按照先来先签的原则。

  6供货商应协同验收人员一齐做好验收工作。

  7每次签好单据后,就应按照指定的场所放置后方能够离开。

  8对当天需要补货就应及时补货。

  9供货商用来运输食品的交通工具就应每日进行消毒一次。

  10退货场合,供货商检查所退回货物的数量,型号,规格是否与退货单据一致。

  三供货商量化评定制度

  我公司会每个月对供货商进行量化评定。标准如下:(满分100)

  1每次抽检合格率的评定标准(10分)

  2交货及时率的评定标准(10分)

  3货物质量是否达标评定标准(25分)

  4品质改善和及时性评定标准(25分)

  5服务态度评定标准(10分)

  6货品位置摆放评定标准(10分)

  7文件,电话回复及时性和合理性评定标准(5分)

  8交通工具消毒评定标准(5分)

  说明如下:

  a级(95分以上)b级(80分——-90分)c级(60分——-70分)d级(60分以下)

  奖励方式

  (1)a等供货商能够悠闲取得交易机会。

  (2)a等供货商能够获得优先支付货款和缩短货款支付期限。

  (3)a等供货商能够获得产品免检或放宽检验。

  (4)a,b,c等供应商,可参加本公司举办之各项训练与研习活动。

  惩罚方式

  (1)凡因供应商品质不良或交期延误而造成之损失,由供应商负责赔偿。

  (2)c等,d等供应商就应理解定货量减少,增大检查力度和改善辅导措施。

  (3)c等,d等供应商延期支付货款。

  (4)e供货商应立即停止交易。

  采购供应商管理制度(四):

  酒店采购管理制度

  为使酒店的采购工作走上制度化、规范化,合理控制成本,加强内部工作协调和提高工作效率,特制定本采购管理制度:

  一、采购管理部门

  酒店设立专职采购部,隶属酒店财务部管理,理解财务总监、成本控制、集团稽查部及其它部门的监督,全面负责酒店的采购工作.

  二、采购部工作基本要求

  1.所有采购项目均需董事会签批授权及酒店财务部批准同意

  2.所有采购物品均需比较至少三家的价格和品质,月结类物品每月每一类至少有三家供货商带给报价单

  3.所有采购物品的品质须持续一惯稳定

  4.采购部工作人员须对自己采购物品的价格和品质负责

  5.采购部须每半个月一次透过电话、传真、外出调查、接待厂商等方式获取酒店使用的各类物品主要品种的价格信息并整理成价格信息库,以书面形式汇报给酒店财务部及董事会

  6.所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品采购部须登记归档并妥善保管,有人员变动时须全部列入移交.上述资料及采购人员自购物品价格信息采购部每一天须录入至采购部价格信息库.

  7.采购时间要求:一般物品采购时间为3天;急用物品当天务必采购回来;印刷品、客房一次性用品、布草等使用部门须提前一个月下单采购

  8.采购部禁止采购任何未下申购单的物品,否则财务部将不予以报销

  9.禁止使用部门自行采购物品或私自与供应商洽谈采购事宜

  10.采购部负责跟进各协作厂商的货款及时签批支付事宜.对到期的应付帐款,酒店应及时支付,以建立酒店良好形象,维护酒店财务信誉,同时也为日后的采购工作带给便利.

  三、采购审批程序

  1.申购单审批程序:

  使用部门经理(仓库主管)资产会计复查董事同意采购部询价财务总监稽查部行政办

  董事会申购单回到采购部

  2.单位价值1000元以下或批量价值在2000元以下的由采购部现金自购的物品,采购部须事先货比三家,并在申购单上注明询价结果和选定的供应商,经董事会最后批准后方可采购.酒店财务部和集团稽查部将对价格及品质进行不定期抽查.

  2.单位价值1000元以上或批量价值在2000元以上的物品采购审批程序:

  采购部寻找至少三家厂商比较价格品质评定小组确定供货商采购部与供货商共同草拟合同或采购协议

  财务审批行政办审批董事会审批盖章或签字

  执行合同或协议

  (评定小组由采购部、使用部门、财务部、主管副总、集团稽查组成)

  3.赊购(月结)物品采购审批程序

  蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜,水果由各厨主厨直接下单至采购部叫货.其它物品按上述第1、2、3款程序执行.

  各月结供应商选定办法:采购部每月每类物品均应邀请至少三家供应商报价,采购部、使用部门、主管副总、财务部和集团稽查部组成供货商评定小组,通力合作,进行价格及质量的比较和讨论,选定供应商。采购部及上述相关部门可分头或联合组织市场调查,根椐市场调查的价格,与供应商确定固定的一个月的供应价,在此确认期间内,供应商将按此固定价格带给酒店所需的物料.

  四、采购监督

  采购成本的控制由财务部、采购部、使用部门及集团稽查部共同完成,平时各部门应及时到市场上了解价格行情,以促进酒店采购成本的控制与监督.

  五、供应商管理

  1.财务部应定期(每月或每季度)牵头,组织财务部、采购部、使用部门及集团稽查部对供应商进行评估(酒店每类物品须有至少三家供货商),淘汰部分不合格供货商.

  2.选用供应商角度采用1+2+N原则,所谓1+2+N是指一类商品一个主供应商、2个辅助供应商、N个考察供应商。这类商品只有一个主要供应商,大约70%的物资从他手中购买。2个辅助供应商带给大约20%的物资,一旦主供应商出现问题能有其他供应商立即顶替。数量不限的考察供应商既是辅助供应商的后备力量,也使酒店在采购极其特殊物资时无购买死角。

  3.采购部要做好同供货商的联系和接待等工作,维护酒店形象.

  采购供应商管理制度(五):

  1目的

  为规范供应商管理,建立安全、稳定的供应商队伍,防止外购原材料、零件、设备的原因发生安全事故,保护员工生命和财产安全,特制定本制度。

  2范围

  本办法适用于向公司长期供应原辅材料、零件、部件及带给配套服务的厂商。

  3职责

  各单位采购部门负责本单位对外采购。负责供应商资质鉴定、信用等级评价、产品质量等。

  4资料

  4、1管理原则和体制

  4、1、1各单位公司采购部门对供应商实行管理,生产、技术等部门予以协助。

  4、1、2各单位采购部门可对供商评定信用等级,建立供应商目录,根据等级实施不同的管理。

  4、1、3各单位采购部门要定期或不定期地对供应商进行评价,不合格的解除长期供应合作协议。

  4、1、4对选定的供应商,各单位可与之签定采购协议,在协议中具体规定双方的权利与义务、双言互惠条件。

  4、2供应商的评定资料

  4、2、1资质鉴定,供应商应带给相关资质证明,具备合法性。

  4、2、2产品质量水平评定。包括:(1)物料来件的优良品率;(2)质量保证体系;(3)样品质量;(4)对质量问题的处理。

  4、2、3交货潜力评定。包括:(1)交货的及时性;(2)扩大供货的弹性;(3)样品的及时性;(4)增、减订货货的批应潜力。

  4、2、4技术潜力评定。包括:(1)工艺技术的先进性;(2)后续研发潜力;(3)产品设计潜力;(4)技术问题材的反应潜力。

  4、2、5服务评定。包括:(1)零星订货保证;(2)配套售后服务潜力;(3)服务态度。

  4、2、6合作状况评定。包括:(1)合同履约率;(2)年均供货额外负担和所占比例;(3)合作年限;(4)合作融洽关系。

  4、2、7价格评定。包括:(1)优惠程度;(2)消化涨价的潜力;(3)成本下降空间。

  4、3供应商评定步骤

  4、3、1采购部进行市场调查,拟出至少3家具备资质和潜力的单位。

  4、3、2由采购部组织相关人员组成的评选小组,对拟订的供应单位进行实地考查,构成考查报告。

  4、3、3依据考查报告,采购部确定供应商排行顺序,建立供应商资料。

  4、4采购部每年组织对供应商进行重新评估,不合格的进行淘汰,同种采购商品的供应商至少应持续3家。

  4、5采购部可对供应商信用状况划分信用等级,对最高信用等级的供应商,可进行优先选取和优惠待遇。

  4、6管理措施

  4、6、1各单位对重要供应商应定期进行实地考查,掌握供应商生产、管理状况。

  4、6、2各单位对购入物品应进行检查和分析,随时掌握商品质量。

  4、6、3各单位应用心开发新的供应商,减少对个别供应商大户的过分依靠,分散采购风险。

  采购供应商管理制度(六):

  酒店采购管理规章制度

  酒店采购应控制成本、理解财务监督及其他部门的监督、稽查,全面负责酒店的采购工作。

  第一条采购工作基本要求

  1、所有采购项目均需酒店总经理签批授权、财务部批准同意。

  2、所有采购物品均需比较至少三家的价格和品质,月结类物品每月每一类至少有三家供货商带给报价单。

  3、采购人员须对自己采购物品的价格、品质负责。

  4、采购人员须每月透过电话、传真、外出调查、接待厂商等方式获取酒店使用的各类物品主要品种的价格信息并整理成价格信息库,以书面形式汇报给酒店财务部及公司。

  5、所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品采购部须登记归档并妥善保管,有人员变动时须全部列入移交。

  6、采购时间要求:一般物品采购时间为3-5天,急用物品第二天务必采购回来,印刷品、客房一次性用品、布草等使用部门须提前一个月下单采购。

  7、采购部禁止采购任何未下申购单的物品,否则财务部将不予以报销。

  8、禁止使用部门自行采购物品或私自与供应商洽谈采购事宜。

  9、采购部负责跟进各协作厂商的货款及时签批支付事宜,对到期的应付帐款,酒店应及时支付,以建立酒店良好形象,维护酒店财务信誉,同时也为日后的采购工作带给便利。

  第二条采购岗位职责

  1、了解各部门物品需求及各类物品市场的供应状况,掌握财务部对各种物品的采购成本及采购资金的控制要求,熟悉了解各种物品的采购计划。降低物资食品采购成本,为酒店带给价格合理质量好的各类物资及食品。

  2、了解部门和仓库各类物品的消耗状况和库存物资动态,会同有关部门根据实际经营状况,合理、科学地根据采购计划,对各种物品进行价格调查。

  3、搜集市场上各类物质的价格信息,作好资料的存档工作;用心配合搞好物资食品保管工作,做好物资平衡工作,及时处理呆滞物资,加速物资周转。

  4、大宗用品或长期需用的物资,根据核准的计划可向有关的工厂、酒店、商店签订长期的供货协议,以保证物品的质量、数量、规格、品种和供货要求。

  5、主动协调与酒店内其他各部门的关系,经常倾听使用部门对物资采购工作的意见,及进改善采购工作。

  6、协助客房仓库作好物质的验收工作,对质量不合格和价格不符的产品给予退换货工作。对食品原料进库前,要严格验收,注意食品的生产期,不进保质期已过一半的食品,确保食品原料的新鲜度。

  7、与有关供应商作好用心的沟通,持续良好的合作关系。

  8、严格执行酒店财务制度,遵纪守法,不索贿、不受贿,在平等互利在原则下开展作业。

  第三条临时物品采购工作程序

  1、临时物品的采购申请:临时采购物品务必是在营业部门运行过程中的某些突发需求(包括客人的某些需求和酒店本身产生的突发需求,例:工程维修配件等)部门申请人详细填写申购单,注明所需采购物品的名称、规格、数量等

  2、临时物品的采购审批部门负责人签字审核,检查所需采购物品的名称、数量、规格等必要时进行删减和增补,并注明急需采购的原因。

  3、临时物品的采购实施:采购员根据部门所下的申购单直接采购,部门急用的物品采购务必当天完成;采购员将部门所采购物品购回后,需将申购单交给相关部门补签手续。

  2、临时物品的采购验证:采购购回物品后,仓库及部门负责人验货给予优先及时验收,验收合格入库后交与申请部门领用。

  第四条采购物资验货流程

  1、无论是供应商或是采购购回的物品务必先验收再入库,由库房根据申购单验收货物,不允许直接将货物交与使用部门。

  2、对于不贴合采购申购单的货物,库房人员有权拒收,供应商或采购人员办理入库验收手续后,仓管应开入库单,并将入库单客户联交采购员或供应商办理结算手续。

  3、仓管在验货过程中对项目质量、规格等难以确认的状况下应主动请使用部门一齐验收。

  4、在验收过程中,仓管或使用部门有权对不贴合要求的物品提出退货要求,经确认实属不符的由采购人员或供应商办理退货手续,

  5、购买、收货和使用三个环节上的相关人员要相互监督、相互合作、共同做好工作,对于有争议的问题应各自向上级报告协调解决。

  2酒店采购管理规章制度

  为使酒店的采购工作走上制度化、规范化,合理控制成本,加强内部工作协调和提高工作效率,特制定本采购管理制度:

  一、采购管理部门

  酒店设立专职采购部,隶属酒店财务部管理,理解财务总监、成本控制、集团稽查部及其它部门的监督,全面负责酒店的采购工作.

  二、采购部工作基本要求

  1.所有采购项目均需董事会签批授权及酒店财务部批准同意

  2.所有采购物品均需比较至少三家的价格和品质,月结类物品每月每一类至少有三家供货商带给报价单

  3.所有采购物品的品质须持续一惯稳定

  4.采购部工作人员须对自己采购物品的价格和品质负责

  5.采购部须每半个月一次透过电话、传真、外出调查、接待厂商等方式获取酒店使用的各类物品主要品种的价格信息并整理成价格信息库,以书面形式汇报给酒店财务部及董事会

  6.所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品采购部须登记归档并妥善保管,有人员变动时须全部列入移交.上述资料及采购人员自购物品价格信息采购部每一天须录入至采购部价格信息库.

  7.采购时间要求:一般物品采购时间为3天;急用物品当天务必采购回来;印刷品、客房一次性用品、布草等使用部门须提前一个月下单采购

  8.采购部禁止采购任何未下申购单的物品,否则财务部将不予以报销

  9.禁止使用部门自行采购物品或私自与供应商洽谈采购事宜

  10.采购部负责跟进各协作厂商的货款及时签批支付事宜.对到期的应付帐款,酒店应及时支付,以建立酒店良好形象,维护酒店财务信誉,同时也为日后的采购工作带给便利.

  三、采购审批程序

  1.申购单审批程序:

  使用部门经理(仓库主管)资产会计复查董事同意采购部询价财务总监稽查部行政办

  董事会申购单回到采购部

  2.单位价值1000元以下或批量价值在20XX元以下的由采购部现金自购的物品,采购部须事先货比三家,并在申购单上注明询价结果和选定的供应商,经董事会最后批准后方可采购.酒店财务部和集团稽查部将对价格及品质进行不定期抽查.

  2.单位价值1000元以上或批量价值在20XX元以上的物品采购审批程序:

  采购部寻找至少三家厂商比较价格品质评定小组确定供货商采购部与供货商共同草拟合同或采购协议

  财务审批行政办审批董事会审批盖章或签字

  执行合同或协议

  (评定小组由采购部、使用部门、财务部、主管副总、集团稽查组成)

  3.赊购(月结)物品采购审批程序

  蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜,水果由各厨主厨直接下单至采购部叫货.其它物品按上述第1、2、3款程序执行.

  各月结供应商选定办法:采购部每月每类物品均应邀请至少三家供应商报价,采购部、使用部门、主管副总、财务部和集团稽查部组成供货商评定小组,通力合作,进行价格及质量的比较和讨论,选定供应商。采购部及上述相关部门可分头或联合组织市场调查,根椐市场调查的价格,与供应商确定固定的一个月的供应价,在此确认期间内,供应商将按此固定价格带给酒店所需的物料.

  四、采购监督

  采购成本的控制由财务部、采购部、使用部门及集团稽查部共同完成,平时各部门应及时到市场上了解价格行情,以促进酒店采购成本的控制与监督.

  五、供应商管理

  1.财务部应定期(每月或每季度)牵头,组织财务部、采购部、使用部门及集团稽查部对供应商进行评估(酒店每类物品须有至少三家供货商),淘汰部分不合格供货商.

  2.选用供应商角度采用12N原则,所谓12N是指一类商品一个主供应商、2个辅助供应商、N个考察供应商。这类商品只有一个主要供应商,大约70%的物资从他手中购买。2个辅助供应商带给大约20%的物资,一旦主供应商出现问题能有其他供应商立即顶替。数量不限的考察供应商既是辅助供应商的后备力量,也使酒店在采购极其特殊物资时无购买死角。

  3.采购部要做好同供货商的联系和接待等工作,维护酒店形象.

  3酒店物资采购管理规章制度

  1、制定采购计划

  (1)由酒店各部门根据每年物资的消耗率、损耗率和对第二年的预测,在每年年底编制采购计划和预算报财务部审核;

  (2)计划外采购或临时增加的项目,并制定计划或报告财务部审核;

  (3)采购计划一式四份,自存一份,其它三份交财务部。

  2、审批采购计划:

  (1)财务部将各部门的采购计划和报告汇总,并进行审核;

  (2)财务部根据酒店本年的营业实绩、物资的消耗和损耗率、第二年的营业指标及营业预测做采购物资的预算;

  (3)将汇总的采购计划和预算报总经理审批;

  (4)经批准的采购计划交财务总监监督实施,对计划外未经批准的采购要求,财务部有权拒绝付款。

  3、物资采购:

  (1)采购员根据核准的采购计划,按照物品的名称、规格、型号、数量、单位适时进行采购,以保证及时供应。

  (2)大宗用品或长期需用的物资,根据核准的计划可向有关的工厂、酒店、商店签订长期的供货协议,以保证物品的质量、数量、规格、品种和供货要求。

  (3)餐饮部用的食品、餐料、油味料、酒、饮品等等,由行政总厨、大厨或宴会部下单采购部,采购人员要按计划或下单进行采购,以保证供应。

  (4)计划外和临时少量急需品,经总经理或总经理授权有关部门经理批准后可进行采购,以保证需用。

  4、物资验收入库:

  (1)无论是直拨还是入库的采购物资都务必经仓管员验收;

  (2)仓管员验收是根据订货的样板,按质按量对发票验收。验收完后要在发票上签名或发给验收单,然后需直拨的按手续直拨,需入库的按规定入库。

  5、报销及付款

  (1)付款:

  ①采购员采购的大宗物资的付款要经财务总监审核,经确认批准后方可付款;

  ②支票结帐一般由出纳根据采购员带给的准确数字或单据填制支票,若由采购员领空白支票与对方结帐,金额务必限制在必须的范围内;

  ③按酒店财务制度,付款30元以上者要使用支票或委托银行付款结款,30元以下者可支付现款。

  ④超过30元要求付现金者,务必经财务部经理或财务总监审查批准后方可付款,但现金务必在必须的范围内。

  (2)报销:

  ①采购员报销务必凭验收员签字的发票连同验收单,经出纳审核是否经批准或在计划预算内,核准后方可给予报销。

  ②采购员若向个体户购买商品,可透过税务部门开票,因急需而卖方又无发票者,应由卖方写出售货证明并签名盖章,有采购员两人以上的证明,及验收员的验收证明,经部门经理或财务总监批准后方可给予报销。

  采购部业务操作制度

  1、按使用部门的要求和采购申请表,多方询价、选取,填写价格、质量及供方的调查表;

  2、向主管呈报调查表,汇报询价状况,经审核后确定最佳采购方案;

  3、在主管的安排下,按采购部主任确定的采购方案着手采购;

  4、按酒店及本部门制定的工作程序,完成现货采购和期货采购;

  5、货物验收时出现的各种问题,应即时查清原因,并向主管汇报;

  6、货物验收后,将货物送仓库验收、入库,办理相关的入库手续。

  7、将到货的品种、数量和付款状况报告给有关部门,同时附上采购申请单或经销合同;

  8、将货物采购申请单、发票、入库单或采购合同一并交财务部校对审核,并办理报销或结算手续。

  仓库管理制度

  1、仓库的分类:

  酒店的仓库总的来说有:餐饮部的鲜货仓、干货仓、蔬菜仓、肉食仓、冰果仓、烟酒、饮品仓,商场部的百货仓、工艺品仓、烟酒仓、食品仓、山货仓,动力部的油库、石油气库,建筑,装修材料仓,管家部的清洁剂、液、粉、洁具仓,绿化部的花盆、花泥、种子、肥料、杀虫药剂仓,机械、汽车零配仓,陶瓷小货仓,家具设备仓等等。

  2、物品验收:

  (1)仓管员对采购员购回的物品无论多少、大小等都要进行验收,并做到:

  ①发票与实物的名称、规格、型号、数量等不相符时不验收;

  ②发票上的数量与实物数量不相符,但名称、规格、型号相符可按实际验收;

  ③对购进的食品原材料、油味料不鲜不收,味道不正不收。

  ④对购进品已损坏的不验收。

  (2)验收后,要根据发票上列明的物品名称、规格、型号、单价、单位、数量和金额填写验收单,一式四份,其中一份自存,一份留仓库记账,一份交采购员报销,一份交材料会计。

  3、入库存放:

  (1)验收后的物资,除直拨的外,一律要进仓保管;

  (2)进仓的物品一律按固定的位置堆放;

  (3)堆放要有条理、注意整齐美观,不能挤压的物品要平放在层架上。

  (4)凡库存物品,要逐项建立登记卡片,物品进仓时在卡片上按数加上,发出时按数减出,结出余数;卡片固定在物品正前方。

  4、保管与抽查:

  (1)对库存物品要勤于检查,防虫蛀、鼠咬,防霉烂变质,将物资的损耗率降到最低限度。

  (2)抽查:

  ①仓管员要经常对所管物资进行抽查,检查实物与卡片或记账是否相符,若不相符要及时查对;

  ②材料会计或有关管理人员也要经常对仓库物资进行抽查,检查是否账卡相符、账物相符、账账相符。

  5、领发物资

  (1)领用物品计划或报告:

  ①凡领用物品,根据规定须提前做计划,报库存部门准备;

  ②仓管员将报来的计划按每一天发货的顺序编排好,做好目录,准备好物品,以便取货人领取;

  (2)发货与领货

  ①各部门各单位的领货一般要求专人负责;

  ②领料员要填好领料单(含日期、名称、规格、型号、数量、单价、用途等)并签名,仓管员凭单发货;

  ③领料单一式三份,领料单位自留一份,单位负责人凭单验收;仓管员一份,凭单入账;材料会计一份,凭单记明细账;

  ④发货时仓管员要注意物品先进的先发、后进的后发。

  (3)货物计价:

  ①货物一般按进价发出,若同一种商品有不同的进价,一般按平均价发出。

  ②需调出酒店以外的单位的物资,一般按原进价或平均价加手续费和管理费调出。

  6、盘点:

  (1)仓库物资要求每月月中小盘点,月底大盘点,半年和年终彻底盘点;

  (2)将盘结果列明细表报财务部审核;

  (3)盘点期间停止发货。

  7、记账:

  (1)设立账簿和登记账,账簿要整齐、全面、一目了然;

  (2)账簿要分类设置,物资要分品种、型号、规格等设立账户;

  (3)记账时要先审核发票和验收单,无误后再入账,发现有差错时及时解决,在未弄清和更正前不得入账;

  (4)审核验收单、领料单要手续完善后才能入账,否则要退回仓管员补齐手续后才能入账;

  (5)发出的物资用加权平均法计价,月终出现的发货计价差额分品种列表一式三份,记账员、部门、财务部各一份;

  (6)直拨物资的收发,同其他入库物资一样入账;

  (7)调出本酒店的物资所用的管理费、手续费,不得用来冲减材料成本,应由财务部冲减费用;

  (8)进口物资要按发票的数量、金额、税金、检疫费等如实折为单价人民币入账,发出时按加权平均法计价;

  (9)对于发票、税单、检疫费等尚未到的进口物资,于月底估价发放,待发票、税单、检疫费等收到、冲减估价后,再按实入账,并调整暂估价,报财务部材料会计调整三级账;

  (10)月底按时将材料会计报表连同验收单、领料单等报送财务部材料会计;

  (11)与仓管员校对实物账,每月与财务部材料会计对账,保证账物相符、账账相符。

  8、建立档案制度:

  (1)仓库档案应有验收单、领料单和实物账簿;

  (2)材料会计的档案有验收单、领料单、材料明细账和材料会计报表。

  采购供应商管理制度(七):

  第一章总则

  第一条为优化、开发供应商资源,建立供应商市场准入和业绩评估体系,维持供应商队伍稳定可靠,为企业生产、建设带给可靠的物资供应保障,特制定本制度。

  第二条供应商管理的范围,包括对供应商的调查、选取、开发、使用和控制等综合性管理工作。调查是基础,选取、开发、控制是手段,使用是目的。

  第三条供应商管理的核心是在供应商资源调查基础上,构成优存劣汰机制,编制《合格供应商名册》。第四条《合格供应商名册》是采购工作中选取、使用供应商的主要依据。对于未列入《合格供应商名册》的供应商,经过调查、评估合格后,列入合格供应商名册新增部分。

  第五条对于未纳入《合格供应商名册》,未经过调查、评估,或经过调查、评估后不合格的供应商,无投标资格,不得签订合同。

  第六条本制度适用于集团所辖各生产性公司。

  第二章供应商资源调查

  第七条供应商资源调查是供应商管理的基础工作。分为现有供应商的合作业绩调查、新增供应商综合实力调查。

  第八条现有供应商的合作业绩调查,是供应商资源调查的重要方面,包括现有供应商基本状况、与hg集团的合作年限,集团各公司产品使用状况(数量、金额、使用寿命),售后服务状况,价格水平,财务付款与欠款状况。

  第九条新增供应商的综合实力调查,是供应商资源调查的补充,包括新增供应商基本工商资质、主要生产设备与检测设备先进水平、生产规模、财务潜力、主要产品技术指标、主要用户使用状况(业绩、使用寿命),售后服务状况,价格水平,等等。

  第十条供应商资源调查工作由集团工程管理部牵头组织。

  根据调查工作计划,由集团工程管理部组织使用量(金额)最大的用户公司采购部,进行现有供应商的合作业绩调查;组织推荐人所在公司采购部,开展新增供应商的综合实力调查。

  调查过程中,各公司工程部(采购部)都务必用心配合集团工程管理部和其他公司进行的调查,带给相关真实数据。调查后,调查小组务必撰写调查报告、如实填写供应商资料卡,上报集团工程管理部。

  调查报告的格式模板见附件1、

  供应商资料卡见附件2、

  第三章《合格供应商名册》的建立与维护管理

  第十一条在分析、综合供应商资源调查报告的基础上,评估现有供应商、新增供应商综合实力,编制《合格供应商名册》。

  第十二条集团工程管理部负责《合格供应商名册》的审核、建立,户头增减维护,定期颁布。建立计算机供应商管理信息系统,并指定专人进行日常管理。

  第十三条《合格供应商名册》包含的资料:供应商代码、注册名称(全称)、属地、注册地址、实际地址、企业网址、性质(外资/国有/国有控股股份/民营控股/民营独资/个资/个体)、经营性质(生产/贸易)、企业法人代表姓名、注册资金(万元)、职工人数、年销售额(万元)、所属行业、行业地位、企业主导产品、与hg集团合作年限、联系人姓名、联系人职务、联系人固定电话、联系人手机号码、传真号码、电子邮箱等。

  《合格供应商名册》基本数据保存的形式是电子表格excel,计算机供应商管理信息系统数据库据此导入引用。

  《合格供应商名册》的封面、内页样式见附件3、

  《合格供应商名册》的资料字段约定见附件4、

  第十四条集团工程管理部制定供应商管理系统管理人员工作纪律、考核规定,保障《合格供应商名册》基本数据真实准确、及时更新。

  第十五条《合格供应商名册》的建立与维护管理包括合格供应商名册初始建立、现有供应商评估、违规供应商除名、供应商资格注销、新增供应商添加。

  第十六条合格供应商名册初始建立、现有供应商评估、违规供应商除名、供应商资格注销、新增供应商添加的审批权限见附件5、

  第十七条合格供应商名册初始建立,基于集团公司经过多年实践,已经构成较完善的供应商队伍,集团工程管理部结合供应商资源调查的成果,集中组织评估,对产品质量过硬、价格合理、合作期较长、信誉良好、作风端正的供应商,直接纳入《合格供应商名册》。

  合格供应商名册初始建立流程见附件6、

  合格供应商名册初始建立封面、内页模版见附件7、

  第十八条合格供应商名册初始建立的原则:

  1、合格供应商名册初始建立的总户数不超过现有供应商总户数的80%;

  2、现有供应商,产品质量过硬、价格合理、合作期较长(一年以上)、信誉良好直接进入;其他现有供应商进入评估程序。

  第四章《合格供应商名册》的评估筛选、资格注销、违规除名

  第十九条《合格供应商名册》的评估筛选,是集团工程管理部组织的定期评估,在供应商资源调查和现有供应商年终评估的基础上进行,现有供应商年终评估的标准与打分表见附件8、

  第二十条现有供应商年终评估每年十二月上旬,由集团工程管理部统一组织安排。现有供应商年终评估程序见附件9、

  第二十一条供应商年度评估务必于年底前完成,并及时下发下年度《合格供应商名册》。

  第二十二条评估小组的组成:使用单位技术人员代表1人、使用单位领导1人,专业工程师1人,相关采购人员2人(集团1人,分公司1人),监察部代表1人。

  第二十三条现有供应商年终评估分为优秀、良好、及格、不及格(含差)四档,对应的评估分值和应对管理措施见附件10:

  第二十四条供应商资格注销是指因供应商破产、一年以上无合作等原因,失去其保留《合格供应商名册》资格的状况。

  第二十五条供应商违规除名是指供应商在与本集团公司合作过程中,采用欺诈、胁迫、串标等不正当手段,受到本集团公司审计、监察等职能部门除名处罚。

  供应商除名与注销流程见附件11、

  第五章新供应商资源的引进

  第二十六条对于有实力的新增供应商,透过资料卡的建立、综合潜力评估,适时纳入《合格供应商名册》。

  第二十七条新增供应商综合实力评估标准与打分表见附件12、

  第二十八条新供应商添加审批流程见附件13、

  第二十九条新增供应商申请审批卡见附件14、

  第六章违规考核与处罚

  第三十一条《合格供应商名册》是选取、使用供应商的依据,对于违反本制度选取供应商的行为执行如下考核,见附件15《供应商管理制度执行状况考核处罚表》。

  第三十二条工程管理部负责制度执行状况的检查与考核,对于违反制度的状况,及时下发《整改与处罚通知单》,对于年度内连续两次、累计三次违反制度的采购人员,调离采购岗位。见附件16、

  第三十三条工程管理部供应商管理系统管理人员工作纪律、考核规定见附件17、

  第三十四条对于带给虚假资料,骗取《合格供应商名册》资格的供应商,一经查实,做无条件除名处理。

  第七章附则

  第三十五条工程管理部负责本制度的起草和解释工作。

  第三十六条本制度自下发之日起执行。

  采购供应商管理制度(八):

  第一章:总则

  第一条:为维护xx采购市场秩序,防范xx采购风险,规范供应商经营行为,确保xx采购工作公开、公平、公正,根据《xx省xx采购供应商管理暂行办法(暂行)》和有关法律、法规的规定,制定本办法。

  第二条:供应商是指具备向采购机关带给货物、工程和服务潜力的法人、其他组织或自然人,包括中国供应商和外国供应商。

  第三条:没有取得市级xx采购供应商资格或未透过省级xx采购资格预审的供应商,不得参加市级xx采购活动。

  第二章:申请市级xx采购供应商资格的条件

  第四条:具备下列条件的,能够申请取得xx采购中国供应商资格:

  (一)具有合法的法人资格或独立承担民事职责的潜力;

  (二)遵守国家的法律、行政法规,具有良好的商业信誉;

  (三)具有良好的履行合同的记录;

  (四)具备完善的生产、供货或带给服务的潜力;

  (五)具有良好的资金、财务和经营状况;

  (六)履行缴纳社会保障、税收义务;

  (七)生产企业或经营商品贴合国家环保标准;

  (八)法人代表在申请资格前没有职业和刑事犯罪记录;

  (九)原则上供应商经营时间在一年以上,特殊行业要在三年以上;

  (十)xx采购管理机关规定的其他条件。

  具备下列条件之一的,能够申请取得xx采购外国供应商资格:

  (一)经批准,一次性准入xx采购市场的外国法人、其他组织或自然人;

  (二)根据中华人民共和国所缔结或者参加的国际公约、条约、协定所承诺的,准入中华人民共和国境内xx采购市场的外国法人、其他组织或自然人。

  外国供应商享有并履行与中国供应商同等的权利和义务。

  第三章:供应商的权利与义务

  第五条:xx采购供应商享有以下权利:

  (一)贴合xx采购市场准入条件的,可按规定向xx采购管理机关申请资格审定;

  (二)取得xx采购市场准入资格的供应商,能够参加xx采购活动,能够对招标、评标等有关规定提出质疑;

  (三)供应商在采购活动中,认为自己的合法权益受到损害时,能够在规定的时限内向xx采购管理机关提出书面投诉。

  第六条:xx采购供应商应承担以下义务:

  (一)如实向市xx采购管理办公室带给资格审查的有关资料;

  (二)参加xx采购活动时,要及时带给相关材料。需要交纳投标保证金和履约保证金的,要按照规定足额交纳;

  (三)供应商中标后,要与采购机关签订采购合同,并按照合同的规定认真履约;

  (四)按照市xx采购管理办公室的要求定期带给商品信息;

  (五)理解市xx采购管理办公室对采购合同执行状况的质询和检查。

  第四章:xx采购供应商资格申请与审核

  第七条:市级供应商的xx采购市场准入资格,由xx市xx采购管理办公室审查批准。

  第八条:供应商资格的审定程序

  (一)带给书面申请,并带给下列资料:

  1、营业执照、税务登记证(国税、地税)、国家技术监督局统一认定的代码证正本及副本复印件;

  2、银行信用证明;

  3、法定代表人证书、身份证原件及复印件;

  4、特许经营许可证、行业资质证、授权代理证原件及复印件;

  5、拥有生产、经营或办公场所的证明原件及复印件;

  6、生产或经营范围以及主要产品、商品目录;

  7、要求带给上一年度和申请近期的财务报告;

  8、公司简况、业绩、售后服务等;

  9、有关资格审定的其他材料。

  (二)市xx采购管理办公室组织资格审定小组对供应商进行资格审查;

  (三)xx采购管理办公室审定后向取得市场准入资格的供应商颁发《xx市xx采购供应商市场准入证书》。

  第五章:供应商的变更和终止

  第九条:市xx采购管理办公室对供应商的市场准入资格每年审核一次。

  第十条:供应商市场准入资格的适用范围,原则上,经省级xx采购管理机关审定的供应商市场准入资格对市级有效,但要到市级xx采购管理办公室办理备案登记手续。

  第十一条:市xx采购管理办公室要对取得市场准入资格的供应商履约和服务状况定期进行监督检查,并作为下一年度市场准入资格审核的重要依据。

  第六章:供应商的违规处理

  第十二条:属于下列情形之一的供应商,市xx采购管理办公室可给予取消市场准入资格一至三年或直至取消市场准入资格的处罚:

  (一)带给虚假材料,骗取供应商准入资格的;

  (二)带给虚假投标材料的;

  (三)采用不正当手段诋毁、排挤其他供应商的;

  (四)与采购机关或者社会中介机构违规串通的;

  (五)开标后与招标人进行协商谈判的;

  (六)中标后,无正当理由不与采购机关签订采购合同的;

  (七)向采购主管机构、采购机关、社会中介机构等行贿或者带给其他不正当利益的;

  (八)拒绝财政部门的检查或者不如实反映状况、带给材料的;

  (九)其他违反xx采购规定的情形;

  (十)其他触犯国家法律的行为。

  第七章:附则

  第十三条:本办法自2002年4月1日起执行。

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